Informativa sul trattamento dei dati personali

Destinata ai Fornitori ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679 -GDPR

Gentile Fornitore,
ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche “Regolamento” o “GDPR”), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, La informiamo che i dati personali da Lei forniti o comunque acquisiti dalla Fondazione La Stampa – Specchio dei tempi ETS (di seguito “la Fondazione”) saranno trattati in conformità alla normativa vigente, nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza e degli obblighi derivanti dalla normativa stessa.

Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Fondazione La Stampa – Specchio dei tempi ETS, con sede legale in via Lugaro 15, 10126 Torino; il responsabile della protezione dei dati è la dott.ssa Giuliana Dolci contattabile all’indirizzo mail: privacydpo@specchiodeitempi.org.

Base giuridica applicata e finalità
I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

Art. 6, par. 1, lett. b – esecuzione del contratto o misure precontrattuali:

• Gestione del rapporto precontrattuale e contrattuale in tutte le sue fasi, fino alla completa esecuzione (ai sensi degli artt. 1337 e 1338 c.c.);
• Gestione operativa delle comunicazioni con il fornitore (e-mail, PEC, telefono);
• Eventuale verifica dei requisiti professionali, tecnici ed economico-finanziari del fornitore.

Art. 6, par. 1, lett. c – adempimento di obblighi legali:

• Tenuta della contabilità, redazione delle dichiarazioni fiscali e adempimenti connessi;
• Assolvimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative comunitarie o disposizioni di Autorità pubbliche;
• Tracciabilità dei flussi finanziari, se richiesta dalla normativa vigente (es. L. 136/2010).

Art. 6, par. 1, lett. f – legittimo interesse del titolare:

• Esercizio o difesa di diritti della Fondazione in sede giudiziaria o stragiudiziale;
• Gestione della sicurezza logica e fisica (es. controllo accessi a locali, sistemi o piattaforme informatiche), se applicabile.

Tipi di dati trattati
Le categorie di dati personali oggetto di trattamento da parte della Fondazione comprendono:

• dati identificativi e anagrafici dei fornitori persone fisiche o dei referenti aziendali (es. nome, cognome, codice fiscale, qualifica, ruolo);
• dati anagrafici e amministrativi dell’azienda (es. ragione sociale, sede legale, partita IVA, codice SDI, indirizzo PEC);
• dati di contatto (es. numeri telefonici, indirizzi e-mail, indirizzi postali);
• dati bancari (es. IBAN, estremi di conto corrente) necessari per la gestione dei pagamenti;
• dati relativi a titoli professionali, attestazioni di competenza, iscrizioni a registri/albi professionali o certificazioni di qualità, laddove richiesti per la qualificazione del fornitore o per la stipula del contratto;
• identificativi informatici (es. indirizzo IP) in caso di comunicazioni via PEC, accessi a piattaforme digitali o trasmissione elettronica di documenti;
• dati di traffico telefonico o telematico, nei limiti previsti dalla normativa vigente;
• dati di navigazione raccolti tramite cookie, nel caso di interazione con il sito web della Fondazione, come dettagliato nella relativa Cookie Policy.

Conferimento dei dati
I dati personali raccolti saranno trattati dalla Fondazione La Stampa – Specchio dei tempi ETS per garantire la corretta instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale con il fornitore, in tutte le sue fasi. Tale trattamento è fondato sulla base giuridica di cui all’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento (UE) 2016/679, in quanto necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’adozione di misure precontrattuali su richiesta dello stesso. Pertanto, non è richiesto il consenso specifico dell’interessato per l’utilizzo dei dati connessi a tali finalità.

Il conferimento dei dati richiesti è da considerarsi obbligatorio: l’eventuale rifiuto a fornirli potrà comportare l’impossibilità per la Fondazione di instaurare o proseguire il rapporto contrattuale, nei limiti in cui tali dati risultino necessari per l’esecuzione delle prestazioni, la gestione amministrativa, contabile e fiscale, o per adempiere ad obblighi normativi derivanti dal contratto stesso.

Destinatari dei dati
I dati personali trattati potranno essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, a soggetti terzi qualora ciò risulti necessario o comunque funzionale alla corretta gestione del rapporto contrattuale con il fornitore e al perseguimento del legittimo interesse del Titolare. In particolare, i dati potranno essere comunicati a:

• personale interno autorizzato al trattamento, appositamente istruito, ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. 196/2003 (es. area amministrativa);
• istituti bancari o intermediari finanziari, per la gestione dei pagamenti e delle transazioni;
• studi professionali e consulenti esterni incaricati di attività connesse alla gestione contabile, fiscale, contrattuale o giuslavoristica (es. commercialisti);
• studi legali per la tutela dei diritti della Fondazione, la gestione di controversie o la risoluzione di contratti;
• fornitori e tecnici esterni, incaricati della gestione e manutenzione di sistemi informatici, reti, infrastrutture hardware e software, in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR;
• soggetti terzi o Autorità competenti, nei casi in cui la comunicazione sia richiesta per adempiere ad obblighi di legge, regolamenti o disposizioni normative vigenti, oppure per la difesa di diritti in sede giudiziaria o amministrativa.

Tempi di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per l’intera durata del rapporto contrattuale con la Fondazione.

Successivamente, saranno archiviati per un periodo massimo di dieci (10) anni, in conformità agli obblighi di legge in materia civilistica, fiscale e contabile. Trascorso tale periodo, i dati saranno definitivamente cancellati da tutti gli archivi, salvo il caso in cui la loro ulteriore conservazione si renda necessaria per finalità di tutela legale, quali l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o amministrativa.

Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali è svolto dalla Fondazione, in qualità di Titolare del trattamento, e da personale autorizzato, appositamente formato in materia di protezione dei dati personali e istruito in conformità agli artt. 29 e 32 del Regolamento (UE) 2016/679. Tutti i trattamenti sono effettuati nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza previsti dall’art. 5 del GDPR.

Il trattamento avviene mediante strumenti sia informatici che cartacei, con l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza e la protezione dei dati, tra cui:

• la protezione dei dati trattati in formato digitale mediante sistemi di autenticazione con password e accesso riservato;
• l’adozione di una Policy formale per la programmazione e gestione dei backup, al fine di garantire la disponibilità e la resilienza dei dati trattati;
• la custodia sicura della documentazione cartacea, archiviata in luoghi ad accesso controllato, riservato esclusivamente a soggetti autorizzati;

E' prevista una verifica periodica, almeno annuale, dell’esattezza e dell’aggiornamento dei dati personali trattati, secondo le procedure interne adottate.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Al fine di assolvere agli obblighi previsti dal Regolamento in oggetto, la Fondazione ricorda quali siano i diritti degli interessati applicabili.

L’interessato ha diritto di ottenere:

• le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
• la rettifica e la cancellazione dei dati.

L’interessato ha il diritto di:

• richiedere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano;
• ricevere in un formato strutturato i dati personali che lo riguardano e di trasmettere tali dati ad altro titolare del trattamento.

Ai sensi dell’art.77 l’Interessato ha il diritto di:

• proporre reclamo a un’Autorità di controllo al link www.garanteprivacy.it

Come esercitare i propri diritti

La Fondazione ha creato un apposito indirizzo mail per consentire agli interessati di poter esercitare agevolmente i diritti: privacydpo@specchiodeitempi.org .

Al momento del ricevimento della richiesta di esercizio dei diritti il DPO aziendale provvederà a rispondere all’interessato entro 30 giorni a far data della ricezione della richiesta. Qualora non fosse possibile per l’interessato inviare tale richiesta via e-mail, potrà essere inviata via posta ordinaria tramite raccomandata A.R. presso la sede legale della Fondazione: Fondazione La Stampa - Specchio dei tempi ETS via Lugaro 15, 10126 Torino.

L’esercizio dei diritti da parte dell’utente è gratuito ai sensi dell’art. 12 GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il titolare potrebbe addebitare all’utente un contributo spese ragionevole, alla luce dei costi amministrativi sostenuti per gestire la sua richiesta, o negare la soddisfazione della sua richiesta.

Torino, 27/05/2025